La déclaration préalable à l’embauche

Depuis le 1 août 2011, les formalités déclaratives liées à l’embauche d’un nouveau salarié ont été modifiées. En effet, à la traditionnelle déclaration unique d’embauche (DUE) succède dorénavant une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), dont les modalités sont aménagées. Le point sur cette obligation déclarative rénovée.

La portée de la nouvelle DPAE

À l’instar de la DUE, la DPAE permet d’effectuer les formalités suivantes :

Le contenu obligatoire

– l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale ;

Les modalités de déclaration

– l’immatriculation du salarié à la Caisse primaire d’assurance-maladie ;

Information du salarié

– l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;

– la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

– la demande d’examen médical d’embauche.

Plusieurs informations obligatoires doivent être mentionnées sur la DPAE. Elles concernent l’entreprise et le salarié (adresse de l’employeur, code APE, service de santé au travail dont l’employeur relève, nom et prénoms du salarié, date et lieu de naissance…), ainsi que les caractéristiques de l’embauche (date et heure de l’embauche, nature et durée du contrat…).

La DPAE doit être envoyée à l’Urssaf dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche et, en principe, au plus tard au moment de la mise au travail du salarié.

En pratique, la transmission se fait normalement par voie électronique. À cet effet, dès lors que l’employeur relève du régime général de la Sécurité sociale et qu’il a été préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité est simplifiée : il lui suffit de fournir le numéro d’identification de l’établissement employeur, le numéro national d’identification du salarié (s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une DPAE dans un certain délai), ainsi que certaines informations relatives à l’embauche.

L’employeur doit remettre au salarié au moment de l’embauche soit une copie de la DPAE, soit une copie de l’accusé de réception que lui adresse l’Urssaf dans les 5 jours ouvrables qui suivent la réception de la déclaration. Étant précisé que l’employeur est réputé avoir rempli son obligation lorsqu’il rédige un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration préalable à l’embauche.

Les Echos Publishing – 2013 – La rédaction

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